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सेवा अभिलेखों का मूल्यांकन
1.  अनुपयुक्तों को छोड़ते हुये ज्येष्ठता के आधार पर प्रोन्नति हेतु चयन में सम्बन्धित कार्मिकों की, प्रोन्नति के पद के ठीक नीचे के पद पर भर्ती/चयन वर्ष के ठीक पूर्व वर्ष तक कार्य करने की अवधि की प्रविष्टियां देखी जांय और यदि वैसी अवधि 10 वर्ष से अधिक हो तो केवल अन्तिम 10 वर्ष की प्रविष्टियां देखी जांय ।

2. श्रेष्ठता के मापदण्ड के आधार पर चयन में अधिकारियों के सम्पूर्ण सेवाकाल की प्रविष्टियां देखी जांय परन्तु विशेष ध्यान अन्तिम 10 वर्षो की प्रविष्टियों पर दिया जाय ।
                                                               (शासनादेश संख्या: 2908-का-1-83 दिनांक 22-03-1984)

3. यदि पात्रता सूची के किसी कार्मिक की कुछ अवधि/वर्षो की वार्षिक प्रविष्टि प्राप्त/उपलब्ध न हो तो, अप्राप्त/अनुपलब्ध प्रविष्टियों को ''ब्लैंक'' दर्शाया जाय एवं उपलब्ध प्रविष्टियों/अभिलेखों के आधार पर (औसत के आधार पर) चयन समिति द्वारा उस कार्मिक के विषय में समुचित मूल्यांकन किया जाय ।

4. कार्मिकों की चरित्र पंजी में वार्षिक प्रविष्टि में वर्तमान में ग्रेडिंग की निम्न व्यवस्था है :-
1- उत्कृष्ट (आउटस्टैंडिंग)
2- अतिउत्तम (वेरीगुड)
3- उत्तम/अच्छा (गुड)
4- संतोषजनक (सैटिसफैक्ट्री)
5- खराब/असंतोषजनक (बैड/अनसैटिसफैक्टरी)

इसके अतिरिक्त ग्रेडिंग की उक्त से भिन्न शब्दावली प्रयुक्त होने की दशा में प्रविष्टियों की निम्नवत ग्रेडिंग की जानी चाहिये :-

क- ''अच्छा'' अथवा ''औसत'' को संतोषजनक श्रेणी में माना जाय ।
ख- ''बहुत अच्छा'' को ''उत्तम'' श्रेणी में माना जाय ।
ग- ''औसत से ऊपर'' (एबव एवरेज) को ''उत्तम'' श्रेणी में माना जाय ।
घ- ''एक्सीलेण्ट'' को ''अतिउत्तम'' श्रेणी में माना जाय ।
ङ- ''सर्वोच्च‍ या सर्वोत्कृष्ट'' को ''उत्कृष्ट'' श्रेणी में माना जाय ।
च- जहां उपरोक्त के अतिरिक्त शब्दावली में ग्रेडिंग हो, अथवा ग्रेडिंग न हो वहां सम्पूर्ण प्रविष्टि का अध्ययन कर जैसा सामान्यत: मूल्यांकन किया जा सकता हो ।

                    (शासनादेश संख्या: 36/1-78-का-2/2003 दिनांक 21-01-2003) एवं (शासनादेश संख्या: 36/1/78-का-2/94 दिनांक 23-03-1994)

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